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Fehlermeldung: Die Outlook-Datendatei [...] hat die maximale Größe erreicht.

Dieser Fehler entsteht meist dann, wenn eines oder mehrere der folgenden Szenarien zutreffen:

  • Sie besitzen ein oder mehrere Postfächer mit ungewöhnlichen Größen
  • Sie haben extrem viele oder große Postfächer über den "Zusätzliche Postfächer einbinden"-Dialog hinzugefügt.

Grundsätzlich gilt seit Outlook 2010 ein Limit von 50GB pro Outlook-Datendatei. Eine solche Datei wird pro Konto angelegt, nicht jedoch, wenn das Postfach über den "Zusätzliche Postfächer einbinden"-Dialog hinzugefügt wurde. 

Entgegenwirken können wir dem Ganzen mit folgenden Möglichkeiten:

Archivierung
Hierbei werden Mails aus dem Exchange-Postfach, und somit auch aus der Outlook-Datendatei entnommen und gesondert gespeichert. Gerade die Entfernung aus dem Exchange-Postfach ist aber durchaus als kritisch anzusehen, da bei einem Defekt des Archivspeicherorts der Mailverkehr unwiderruflich verloren geht. Daher gehen wir auf diese Option nicht weiter ein und raten dringendst davon ab. 

Anpassung der Grenzwerte
Hierbei müssen Sie auf die Registry Ihres Computers zugreifen, um die nötigen Anpassungen vorzunehmen. Hierzu wird noch ein C4Y Technet-Artikel verfasst, der dann hier verlinkt wird. Bitte führen Sie diese Anpassung nur durch, wenn Sie sich mit der Registry auskennen und wissen, was Sie tun. Ein falscher Klick kann Ihr Betriebssystem stark beeinflussen. Daher ist diese Option und die zukünftig verlinkte Technet-Anleitung auch ohne Gewähr und kann auf eigene Gefahr benutzt werden.

Verkürzung der Synchronisationsdauer (Ab Outlook 2013)
Wenn der Zeitraum für die Synchronisation verringert wird, kann dadurch ebenfalls wieder Platz gewonnen werden. Dies erfolgt, indem Sie links oben auf Datei > Kontoeinstellungen▼ > Kontoeinstellungen gehen. Doppelklicken Sie dann auf das entsprechende Konto (der Fehlermeldung entnehmbar). Nun können Sie über den Schieberegler die Synchronisationsdauer um einen Schritt nach links verschieben. Das reicht in den meisten Fällen. Den Assistenten müssen Sie dann kurz per Klick auf Weiter ► und Fertig stellen abschließen. Spätestens mit dem nächsten Outlookneustart sollte die Datei dann entsprechend verkleinert werden.

Abschaltung der Offline-Synchronisation (Outlook 2010 und älter)
Dadurch können Sie die Erstellung der Datei komplett verhindern. Dadurch machen Sie sich allerdings auch vom Internet abhängig und eine gute Anbindung wäre empfehlenswert. Abschalten können Sie das Ganze, indem Sie links oben auf Datei > Kontoeinstellungen▼ > Kontoeinstellungen gehen. Doppelklicken Sie dann auf das entsprechende Konto (der Fehlermeldung entnehmbar). Nun entfernen Sie den Haken der Einstellung [  ] Exchange-Cache-Modus verwenden. Den Assistenten müssen Sie dann kurz per Klick auf Weiter ► und Fertig stellen abschließen. Spätestens mit dem nächsten Outlookneustart sollte die Datei dann verschwinden.

 

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