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Bedienung Outlook

Es gibt zwei Möglichkeiten für Sie ein Postfach einzurichten. Entweder so, dass Sie die E-Mails des Postfaches nur lesen können, oder so, dass Sie auch aus dem Postfach senden können.

Wollen Sie auf das Postfach nur lesend zugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung
  • Klicken sie auf Anzeige: Kleine Symbole und wählen Sie anschließend E-Mail aus
  • Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auf Email-Konten klicken.
  • Klicken Sie auf Ihr E-Mail-Konto und anschließend auf Ändern.
  • Klicken Sie auf den Menüpunkt Weitere Einstellungen.
  • Gehen Sie zum Reiter Erweitert und klicken Sie auf Hinzufügen.
  • Tragen Sie nur den ersten Teil Ihrer E-Mail-Adresse bis zum @ ein. (ohne Domäne - max.mustermann@muster.de)
  • Nun können Sie in Ihrem Outlook lesend auf das Postfach zugreifen.

Wenn Sie einen Vollzugriff auf das Postfach wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung
  • Klicken sie auf Anzeige: Kleine Symbole und wählen Sie anschließend E-Mail aus.
  • Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auf Email-Konten klicken.
  • n dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie bitte auf Neu um die Daten des Postfaches einzurichten.
  • In dem Fenster, welches jetzt zu sehen ist, geben Sie bitte die Daten des Postfaches ein.
  • Anschließend klicken sie auf Weiter.
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Um einen Kalender im Outlook freizugeben, gehen Sie auf den Kalender und klicken Sie unter „Start“ auf „Kalender freigeben“.

Es öffnet sich eine Mail, in der Sie die Mailadresse des Mitarbeiters eintragen können, welcher die Freigabe auf Ihren Kalender erhalten soll.

Wählen Sie anschließend noch unter „Details“ aus, was der Mitarbeiter alles von Ihrem Kalender sehen soll.

Der Kalender kann nun von dem Mitarbeiter geöffnet werden, indem er in der Mail auf „Kalender öffnen“ klickt.

Nun wird der freigegebene Kalender in der Kalenderliste mit angezeigt.

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Die vergebenen Kalenderberechtigungen können auch nachträglich angezeigt und geändert werden.

Dafür klicken Sie in der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Freigeben" auf das Symbol "Kalenderberechtigungen".

Hier können nun die gewünschten Berechtigungen eingestellt werden.

 

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Ihre Einstellungen für den Abwesenheitsassistenten können Sie auch über Outlook Web Access (OWA) vornehmen.

Gehen Sie hierzu in einem Browser Ihrer Wahl auf die Webseite https://exchange.cloud4you.biz/owa und melden Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und dem dazugehörigen Passwort an.

Klicken Sie nach der Anmeldung auf der rechten Seite neben Ihrem Namen auf das Zahnrad und wählen Sie „Automatische Antworten festlegen“.

Anschließend können Sie die Abwesenheits-Einstellungen wie in Ihrem Outlook festlegen.

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Damit Sie alle Mails Ihres E-Mailkontos sehen können, gehen Sie in die Systemsteuerung auf das Symbol "E-Mail“, bzw. "Mail“ je nach Betriebssystem.
Klicken Sie anschließend im Mail-Setup auf E-Mail-Konten.

Markieren Sie die E-Mailadresse unter "E-Mail“, an der Sie die Einstellungen vornehmen möchten und klicken Sie anschließend auf "Ändern“.
Nun können Sie unter den Servereinstellungen unter den "Offlineeinstellungen“ für welchen Zeitraum die Mails im Offlinemodus auf Ihrem PC gespeichert und somit angezeigt werden.

Beachten Sie:
Der Exchange-Cache-Modus muss aktiviert sein.

Zuletzt klicken Sie auf "Weiter“ und anschließend auf "Fertig stellen“. Die Synchronisation der Mails kann danach je nach Internetverbindung variieren.

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Um Ihre Signatur in Outlook einzubinden, klicken Sie im Outlook auf „Neue E-Mail“.
In dieser neuen Mail finden Sie unter dem Reiter „Nachricht“ oder „Einfügen“ das Symbol „Signatur“.
Wählen Sie unter diesem Symbol „Signaturen…“ aus.

In dem nun geöffneten Fenster klicken Sie unter dem Reiter „E-Mail-Signatur“ auf „Neu“ und geben Sie einen passenden Namen für Ihre Signatur an.
Anschließend können Sie im Textfeld unter „Signatur bearbeiten“ Ihre Signatur erstellen oder aus einer Vorlage hinein kopieren und anschließend speichern.
Die Signatur können Sie jetzt als Standardsignatur für Ihre Mailadresse festlegen unter „Standardsignatur auswählen“ auf der rechten Seite des Fensters.
Stellen Sie hier Ihr E-Mailkonto ein und wählen Sie aus, ob die Signatur bei neuen Nachrichten oder Antworten und Weiterleitungen direkt beim Öffnen der Mail angezeigt werden soll.

Durch abschließendes Klicken auf „OK“ werden Ihre Änderungen übernommen.

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Beachten Sie:

Die Fehlerbehandlung gilt für den Fehler „Remote Server returned '550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found'“.

Damit Sie an diesen Empfänger wieder senden können, führen Sie diese Schritte aus:

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail.
  • Tragen Sie einen Teil der Empfänger-Mailadresse ein.
  • Wenn nun der Kontakt vorgeschlagen wird, entfernen Sie diesen mit dem „x“

Möglicherweise müssen Sie den Kontakt auch noch aus den „vorgeschlagenen Kontakten“ löschen.

Wenn Sie nun die Empfängeradresse komplett eintragen, sollte das Versenden wieder möglich sein.

 

Oder klicken Sie auf Start und dann auf Ausführen.

Starten Sie Outlook mit dem / CleanAutoCompleteCache Command. Geben Sie dazu Outlook.exe / CleanAutoCompleteCache ein
 
Hinweis Wenn Outlook nicht am Standardspeicherort installiert ist, müssen Sie auf den Pfad von Outlook.exe zeigen.
Outlook wird einen neuen Kurznamencache generieren.
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Um ein Profil neu anzulegen, klicken Sie in der Systemsteuerung auf „E-Mail“, bzw. „Mail“, je nach Betriebssystem.
Wählen Sie „Profile anzeigen“ aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Anschließend können Sie einen Namen für Ihr neues Profil angeben.
Im Folgenden tragen Sie nun Ihre Zugangsdaten für Ihren Mail-Account ein. Falls Sie mehr als eine E-Mailadresse hinterlegen wolle, erscheint im letzten Menüpunkt der Button „Weitere Konten hinzufügen“ über den Sie die Mailadressen eintragen können.

Damit Ihr Profil auch standardmäßig verwendet wird, müssen Sie noch unter „Profile anzeigen“ die Einstellung „Immer dieses Profil verwenden“ anpassen.

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Sie erhalten diese Meldung, wenn einer oder mehrere Ihrer Ordner im Outlook eine fehlerhafte Bezeichnung hat. Dies kann zwei Ursachen haben:

  • Ein Ordnername enthält mehr als 250 Zeichen.
  • Ein Ordnername enthält einen „/“ in der Bezeichnung.

Falls einer oder mehrere Ordner dieses Problem haben, können Sie versuchen diesen Ordner umzubenennen. Falls dies das Problem nicht löst, gibt es noch diese Möglichkeit:

  • Löschen Sie den Ordner aus Ihrem Ordner-Struktur
  • Anschließend löschen Sie noch den Ordner in Ihren gelöschten Elementen.
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