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Bedienung Outlook

Es gibt zwei Möglichkeiten für Sie ein Postfach einzurichten. Entweder so, dass Sie die E-Mails des Postfaches nur lesen können, oder so, dass Sie auch aus dem Postfach senden können.

Wollen Sie auf das Postfach nur lesend zugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung
  • Klicken sie auf Anzeige: Kleine Symbole und wählen Sie anschließend E-Mail aus
  • Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auf Email-Konten klicken.
  • Klicken Sie auf Ihr E-Mail-Konto und anschließend auf Ändern.
  • Klicken Sie auf den Menüpunkt Weitere Einstellungen.
  • Gehen Sie zum Reiter Erweitert und klicken Sie auf Hinzufügen.
  • Tragen Sie nur den ersten Teil Ihrer E-Mail-Adresse bis zum @ ein. (ohne Domäne - max.mustermann@muster.de)
  • Nun können Sie in Ihrem Outlook lesend auf das Postfach zugreifen.

Wenn Sie einen Vollzugriff auf das Postfach wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung
  • Klicken sie auf Anzeige: Kleine Symbole und wählen Sie anschließend E-Mail aus.
  • Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auf Email-Konten klicken.
  • n dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie bitte auf Neu um die Daten des Postfaches einzurichten.
  • In dem Fenster, welches jetzt zu sehen ist, geben Sie bitte die Daten des Postfaches ein.
  • Anschließend klicken sie auf Weiter.
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Um einen Kalender im Outlook freizugeben, gehen Sie auf den Kalender und klicken Sie unter „Start“ auf „Kalender freigeben“.

Es öffnet sich eine Mail, in der Sie die Mailadresse des Mitarbeiters eintragen können, welcher die Freigabe auf Ihren Kalender erhalten soll.

Wählen Sie anschließend noch unter „Details“ aus, was der Mitarbeiter alles von Ihrem Kalender sehen soll.

Der Kalender kann nun von dem Mitarbeiter geöffnet werden, indem er in der Mail auf „Kalender öffnen“ klickt.

Nun wird der freigegebene Kalender in der Kalenderliste mit angezeigt.

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Die vergebenen Kalenderberechtigungen können auch nachträglich angezeigt und geändert werden.

Dafür klicken Sie in der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Freigeben" auf das Symbol "Kalenderberechtigungen".

Hier können nun die gewünschten Berechtigungen eingestellt werden.

 

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Ihre Einstellungen für den Abwesenheitsassistenten können Sie auch über Outlook Web Access (OWA) vornehmen.

Gehen Sie hierzu in einem Browser Ihrer Wahl auf die Webseite https://exchange.cloud4you.biz/owa und melden Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und dem dazugehörigen Passwort an.

Klicken Sie nach der Anmeldung auf der rechten Seite neben Ihrem Namen auf das Zahnrad und wählen Sie „Automatische Antworten festlegen“.

Anschließend können Sie die Abwesenheits-Einstellungen wie in Ihrem Outlook festlegen.

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Damit Sie alle Mails Ihres E-Mailkontos sehen können, gehen Sie in die Systemsteuerung auf das Symbol "E-Mail“, bzw. "Mail“ je nach Betriebssystem.
Klicken Sie anschließend im Mail-Setup auf E-Mail-Konten.

Markieren Sie die E-Mailadresse unter "E-Mail“, an der Sie die Einstellungen vornehmen möchten und klicken Sie anschließend auf "Ändern“.
Nun können Sie unter den Servereinstellungen unter den "Offlineeinstellungen“ für welchen Zeitraum die Mails im Offlinemodus auf Ihrem PC gespeichert und somit angezeigt werden.

Beachten Sie:
Der Exchange-Cache-Modus muss aktiviert sein.

Zuletzt klicken Sie auf "Weiter“ und anschließend auf "Fertig stellen“. Die Synchronisation der Mails kann danach je nach Internetverbindung variieren.

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Um Ihre Signatur in Outlook einzubinden, klicken Sie im Outlook auf „Neue E-Mail“.
In dieser neuen Mail finden Sie unter dem Reiter „Nachricht“ oder „Einfügen“ das Symbol „Signatur“.
Wählen Sie unter diesem Symbol „Signaturen…“ aus.

In dem nun geöffneten Fenster klicken Sie unter dem Reiter „E-Mail-Signatur“ auf „Neu“ und geben Sie einen passenden Namen für Ihre Signatur an.
Anschließend können Sie im Textfeld unter „Signatur bearbeiten“ Ihre Signatur erstellen oder aus einer Vorlage hinein kopieren und anschließend speichern.
Die Signatur können Sie jetzt als Standardsignatur für Ihre Mailadresse festlegen unter „Standardsignatur auswählen“ auf der rechten Seite des Fensters.
Stellen Sie hier Ihr E-Mailkonto ein und wählen Sie aus, ob die Signatur bei neuen Nachrichten oder Antworten und Weiterleitungen direkt beim Öffnen der Mail angezeigt werden soll.

Durch abschließendes Klicken auf „OK“ werden Ihre Änderungen übernommen.

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Beachten Sie: Die Fehlerbehandlung gilt für den Fehler „Remote Server returned '550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found'“.

Damit Sie an diesen Empfänger wieder senden können, führen Sie diese Schritte aus:

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail.
  • Tragen Sie einen Teil der Empfänger-Mailadresse ein.
  • Wenn nun der Kontakt vorgeschlagen wird, entfernen Sie diesen per Klick auf das „X“ rechts vom Namen.

Möglicherweise müssen Sie den Kontakt auch noch im Adressbuch aus den „vorgeschlagenen Kontakten“ löschen.

Wenn Sie nun die Empfängeradresse komplett eintragen und nichts mehr vorgeschlagen wird, sollte das Versenden wieder möglich sein.

Wenn das nicht funktioniert, können wir es noch über den "Ausführen..."-Dialog versuchen. Diesen öffnen Sie, indem Sie die Windows- und die [R]-Taste gleichzeitig drücken.

In dem sich daraufhin öffnenden Dialog geben Sie dann "Outlook.exe /CleanAutoCompleteCache" ein. Daraufhin wird Outlook während dem Start den Kurznamencache neu aufbauen.
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Um ein Profil neu anzulegen, klicken Sie in der Systemsteuerung auf „E-Mail“, bzw. „Mail“, je nach Betriebssystem.
Wählen Sie „Profile anzeigen“ aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Anschließend können Sie einen Namen für Ihr neues Profil angeben.
Im Folgenden tragen Sie nun Ihre Zugangsdaten für Ihren Mail-Account ein. Falls Sie mehr als eine E-Mailadresse hinterlegen wolle, erscheint im letzten Menüpunkt der Button „Weitere Konten hinzufügen“ über den Sie die Mailadressen eintragen können.

Damit Ihr Profil auch standardmäßig verwendet wird, müssen Sie noch unter „Profile anzeigen“ die Einstellung „Immer dieses Profil verwenden“ anpassen.

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Sie erhalten diese Meldung, wenn einer oder mehrere Ihrer Ordner, Unterordner oder Kalender-Ordner in Outlook eine fehlerhafte Bezeichnung hat. Dies kann die folgenden Ursachen haben:

  • Ein Ordnername enthält mehr als 250 Zeichen.
  • Ein Ordnername enthält einen „/“ in der Bezeichnung.
  • Sie haben einen Ordner mit dem Namen "Notes" erstellt.

Falls einer oder mehrere Ordner dieses Problem haben, können Sie versuchen diesen Ordner umzubenennen.

Wenn dies das Problem nicht löst, gibt es noch diese Möglichkeit:

  • Erstellen Sie einen neuen Ordner und verschieben Sie die Mails aus dem betroffenen Ordner in den neu erstellten Ordner.
  • Löschen Sie den betroffenen Ordner aus Ihrem Ordner-Struktur.
  • Anschließend löschen Sie noch den Ordner in Ihren gelöschten Elementen.
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Dieser Fehler entsteht meist dann, wenn eines oder mehrere der folgenden Szenarien zutreffen:

  • Sie besitzen ein oder mehrere Postfächer mit ungewöhnlichen Größen
  • Sie haben extrem viele oder große Postfächer über den "Zusätzliche Postfächer einbinden"-Dialog hinzugefügt.

Grundsätzlich gilt seit Outlook 2010 ein Limit von 50GB pro Outlook-Datendatei. Eine solche Datei wird pro Konto angelegt, nicht jedoch, wenn das Postfach über den "Zusätzliche Postfächer einbinden"-Dialog hinzugefügt wurde. 

Entgegenwirken können wir dem Ganzen mit folgenden Möglichkeiten:

Archivierung
Hierbei werden Mails aus dem Exchange-Postfach, und somit auch aus der Outlook-Datendatei entnommen und gesondert gespeichert. Gerade die Entfernung aus dem Exchange-Postfach ist aber durchaus als kritisch anzusehen, da bei einem Defekt des Archivspeicherorts der Mailverkehr unwiderruflich verloren geht. Daher gehen wir auf diese Option nicht weiter ein und raten dringendst davon ab. 

Anpassung der Grenzwerte
Hierbei müssen Sie auf die Registry Ihres Computers zugreifen, um die nötigen Anpassungen vorzunehmen. Hierzu wird noch ein C4Y Technet-Artikel verfasst, der dann hier verlinkt wird. Bitte führen Sie diese Anpassung nur durch, wenn Sie sich mit der Registry auskennen und wissen, was Sie tun. Ein falscher Klick kann Ihr Betriebssystem stark beeinflussen. Daher ist diese Option und die zukünftig verlinkte Technet-Anleitung auch ohne Gewähr und kann auf eigene Gefahr benutzt werden.

Verkürzung der Synchronisationsdauer (Ab Outlook 2013)
Wenn der Zeitraum für die Synchronisation verringert wird, kann dadurch ebenfalls wieder Platz gewonnen werden. Dies erfolgt, indem Sie links oben auf Datei > Kontoeinstellungen▼ > Kontoeinstellungen gehen. Doppelklicken Sie dann auf das entsprechende Konto (der Fehlermeldung entnehmbar). Nun können Sie über den Schieberegler die Synchronisationsdauer um einen Schritt nach links verschieben. Das reicht in den meisten Fällen. Den Assistenten müssen Sie dann kurz per Klick auf Weiter ► und Fertig stellen abschließen. Spätestens mit dem nächsten Outlookneustart sollte die Datei dann entsprechend verkleinert werden.

Abschaltung der Offline-Synchronisation (Outlook 2010 und älter)
Dadurch können Sie die Erstellung der Datei komplett verhindern. Dadurch machen Sie sich allerdings auch vom Internet abhängig und eine gute Anbindung wäre empfehlenswert. Abschalten können Sie das Ganze, indem Sie links oben auf Datei > Kontoeinstellungen▼ > Kontoeinstellungen gehen. Doppelklicken Sie dann auf das entsprechende Konto (der Fehlermeldung entnehmbar). Nun entfernen Sie den Haken der Einstellung [  ] Exchange-Cache-Modus verwenden. Den Assistenten müssen Sie dann kurz per Klick auf Weiter ► und Fertig stellen abschließen. Spätestens mit dem nächsten Outlookneustart sollte die Datei dann verschwinden.

 

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Sollten Sie in Outlook 2016 für Ihr Konto wiederholt Passwortabfragen bekommen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

  1. Verifizieren Sie die Richtigkeit Ihrer Anmeldedaten, indem Sie sich in der Outlook Web App anmelden.
    ► Sollten die Anmeldedaten nicht korrekt sein, so können Sie diese über das cloud4you Portal und der dort befindlichen Funktion "Passwort vergessen?" zurücksetzen.
  2. Entfernen Sie nun Ihre Anmeldedaten in der Anmeldeinformationsverwaltung.
    Diese erreichen Sie unter Systemsteuerung > Benutzerkonten > Anmeldeinformationsverwaltung.
    Dort angekommen klicken Sie auf den Reiter "Windows-Anmeldeinformationen".
    Nun sollten Sie für Ihr Postfach zwei Datensätze unter der Überschrift "Generische Anmeldeinformationen" sehen:Die beiden Einträge können Sie jeweils mit dem Pfeil nach unten erweitern und dann per Klick auf "Entfernen" den Datensatz löschen.
    1. MicrosoftOffice16_Data:SSPI:[Mailadresse]
    2. MS.Outlook.15:[Mailadresse]
  3. Nun können Sie Outlook nochmal starten. Die Anmeldeinformationsverwaltung können Sie während dessen offen lassen. Sie werden nun in jedem Fall nach Benutzername und Kennwort gefragt. Dieses können Sie nun wieder eingeben und den Haken setzen um das Passwort zu speichern.
  4. Sobald Sie Outlook benutzen können, prüfen Sie bitte nochmal in der Anmeldeinformationsverwaltung, ob die von Ihnen hinterlegten Informationen wieder gespeichert wurden - sprich, ob die vorher gelöschten Datensätze wieder vorhanden sind. Möglicherweise müssen Sie dazu die Ansicht über die Adressleiste aktualisieren.
    ► Sofern die Daten nun wieder da sind, sollte Outlook auch mit dem nächsten Neustart keine Abfrage mehr bringen und die Anleitung ist hier zu Ende,
  5. Sollten die Anmeldedaten nicht mehr angelegt werden, hinterlegen wir diese nun manuell wieder in der Anmeldeinformationsverwaltung. Dazu klicken wir rechts neben der Überschrift "Generische Anmeldeinformationen" auf den Knopf "Generische Anmeldeinformationen hinzufügen". Dies machen wir zweimal und fügen dabei folgende Anmeldedaten hinzu:
    1. Internet- oder Netzwerkadresse: MicrosoftOffice16_Data:SSPI:[Mailadresse] (Bsp.: MicrosoftOffice16_Data:SSPI:Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!)
      Benutzername: [Mailadresse]
      Kennwort: [Ihr Kennwort]
    2. Internet- oder Netzwerkadresse: MS.Outlook.15:[Mailadresse]
      Benutzername: [Mailadresse]
      Kennwort: [Ihr Kennwort]
  6. Mit dem nächsten Outlook-Neustart sollten Sie nun nicht mehr nach einem Kennwort gefragt werden.

Unsere bisherigen Recherchen ergaben, dass Outlook 2016 in diesem Fall einfach nicht mehr mit den bereitgestellten Anmeldeinformationen zurechtkam. Deswegen die entweder durch Outlook oder aber manuell initiierte Neuanlegung der Anmeldedaten.

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