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Hosted Exchange

Hier sehen Sie eine Übersicht, welche Outlook Version Sie mit welchem Betriebssystem für Microsoft Exchange 2013 verwenden können.

 

Windows Version Outlook 2003 Outlook 2007 Outlook 2010 Outlook 2013
Windows 8 Nicht kompatibel. Daher am besten Update auf Outlook 2013 Kompatibel* mit evtl. Einschränkungen. Daher besser Update auf Outook 2013 Kompatibel Beste Kompatibilität
Windows 7 Nicht kompatibel. Daher am besten Update auf Outlook 2013 Kompatibel* mit evtl. Einschränkungen. Daher besser Update auf Outook 2013 Kompatibel Beste Kompatibilität
Windows Vista Nicht kompatibel. Daher am besten Update auf Outlook 2010 Kompatibel* mit evtl. Einschränkungen. Daher besser Update auf Outook 2010 Beste Kompatibilität Nicht kompatibel
Windows XP Nicht kompatibel. Daher am besten Update auf Outlook 2010 Kompatibel* mit evtl. Einschränkungen. Daher besser Update auf Outook 2010 Beste Kompatibilität Nicht kompatibel

 

*Wichtig:

Zur Nutzung von Hosted Exchange 2013 mit Outlook 2007 muss zwingend das Microsoft Office Service Pack 3 installiert sein. Gerne unterstützen wir Sie bei Fragen.

 

Tipp:

Am besten buchen Sie Hosted Exchange 2013 PLUS. In diesem Paket ist immer die aktuellste Outlook Version zur Nutzung enthalten. 

 

 

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Um z.B. über ein externes Programm über SMTP E-Mails zu verschicken, müssen Sie folgendes einstellen:

SMTP Server: exchange.cloud4you.biz

Port: 25

SMTP mit Authentifizierung:
Benutzername: Ihre Exchange E-Mail-Adresse
Passwort: Ihr Exchange Passwort

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Um Ihr Hosted Exchange Postfach als IMAP Konto in Ihrem Emailprogramm einzurichten, verwenden Sie folgende Daten:

 

IMAP Server: exchange.cloud4you.biz
SMTP Server: exchange.cloud4you.biz

Benutzername: Ihre Email-Adresse
Passwort: Ihr Kennwort

SMTP mit Authentifizierung wählen.

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Einrichtung Hosted Exchange

Wenn Sie Hosted Exchange bei cloud4you nutzen möchten, Sie Ihre Domain aber bei einem anderen Provider hosten, müssen Sie folgende Einträge bei Ihrem Domainprovider für die entsprechende Domain hinterlegen:

Record Priority Hostname
MX 10 svc-exc-hte-i.cloud4you.biz.
MX 10 svc-exc-hte-ii.cloud4you.biz.
 

Bei Nutzung von cloud4you Premium Antispam (SpamExperts) bitte diese Einträge verwenden:
 
Record Priority Hostname
MX 10 antispam-1.cloud4you.biz.
MX 10 antispam-2.cloud4you.biz.
MX 20 antispam-1a.cloud4you.biz.
MX 20 antispam-2a.cloud4you.biz.
 


Für den SPF-Record bitte folgenden Eintrag hinzufügen:
[...] ip4:193.93.240.0/22 [...]

Wenn Sie nur Mailversand von unseren Mailssystemen nutzen, würde der vollständige spf-Record wie folgt aussehen:
v=spf1 a mx ip4:193.93.240.0/22 -all

 

A-Record für Autodiscover
 
Hierzu legen Sie eine Subdomain mit folgender Bezeichnung an: 
autodiscover.IHREDOMAIN.ENDUNG
 
Diese Subdomain leiten Sie per DNS auf  folgende IP-Adresse weiter (setzen des A-Record):
 
IP 193.93.242.141
oder falls Sie noch Outlook 2010 verwenden 193.93.241.16
Bitte geben Sie uns kurz Bescheid, wenn Sie die IP für Outlook 2010 verwenden, da hier von unserer Seite noch Anpassungen vorgenommen werden müssen.
 
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Einrichtung Outlook

Hier finden Sie Anleitungen zur Einrichtung eines Exchange Kontos in Outlook 2010 und 2013.

Bitte beachten Sie, dass Microsoft Outlook 2007 und älter nicht mehr unterstützt werden. Als Alternative erhalten Sie über ein Hosted Exchange PLUS Paket eine aktuelle Microsoft Outlook Lizenz zu Ihrer Nutzung.

 

1. Schritt - Outlook starten

2. Schritt - Profil einrichten

(Wenn schon ein Profil eingerichtet wurde, klicken Sie bitte auf "Datei" - "Kontoeinstellungen" - "Neu" und fügen Sie ein neues Konto hinzu.)

Dieses Fenster mit Klick auf  "Weiter" bestätigen.

 

Da nun das Outlook Konto konfiguriert werden soll, erneut auf "Weiter" klicken.

 

Geben Sie hier Ihre Zugangsdaten ein, die Sie von uns bekommen haben.

Bitte beachten Sie, dass der hier eingetragene Name nichts mit dem Absendernamen zu tun hat, sondern nur zur Identifikation des Postfachs im eigenen Outlook dient.

Bitte beachten Sie weiter, dass die Einrichtung auf diese Weise nur funktioniert, wenn die Autodiscover-Einträge richtig gesetzt wurden bei Ihrem DNS-Anbieter (vgl. https://hilfe.cloud4you.biz/hosted-exchange/einrichtung-hosted-exchange/eintraege-fuer-mx-und-a-record-autodiscover). Sollte dies nicht möglich sein, rufen Sie uns dazu bitte nochmal an.

Wenn die Eingaben vollständig sind, können Sie auf "Weiter" klicken.

 

Nun dauert es ein wenig, während dieser Zeit sucht Outlook die ganzen Konfigurationen zusammen. Nach ein paar Sekunden kommt folgendes Fenster:

Bitte geben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster erneut Ihre Email-Adresse als Benutzername und Ihr Passwort an und bestätigen Sie die Eingaben mit Klick auf "OK".

 

Damit ist das Konto fertig eingerichtet und Sie können auf "Fertig stellen" klicken.

Danach wird sich Outlook öffnen und selbst durchkonfigurieren. Nach wenigen Minuten ist es dann einsatzbereit.


 

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1. Schritt - Outlook starten

2. Schritt - Profil einrichten

(Wenn schon ein Profil eingerichtet wurde, klicken Sie bitte auf "Datei" - "Kontoeinstellungen" - "Neu" und fügen Sie ein neues Konto hinzu.)

Dieses Fenster mit Klick auf  "Weiter" bestätigen.

 

Da nun das Outlook Konto konfiguriert werden soll, erneut auf "Weiter" klicken.

 

Geben Sie hier Ihre Zugangsdaten ein, die Sie von uns bekommen haben.

Bitte beachten Sie, dass der hier eingetragene Name nichts mit dem Absendernamen zu tun hat, sondern nur zur Identifikation des Postfachs im eigenen Outlook dient.

Bitte beachten Sie weiter, dass die Einrichtung auf diese Weise nur funktioniert, wenn die Autodiscover-Einträge richtig gesetzt wurden bei Ihrem DNS-Anbieter (vgl. https://hilfe.cloud4you.biz/hosted-exchange/einrichtung-hosted-exchange/eintraege-fuer-mx-und-a-record-autodiscover). Sollte dies nicht möglich sein, rufen Sie uns dazu bitte nochmal an.

Wenn die Eingaben vollständig sind, können Sie auf "Weiter" klicken.

 

Nun dauert es ein wenig, während dieser Zeit sucht Outlook die ganzen Konfigurationen zusammen. Nach ein paar Sekunden kommt folgendes Fenster:

Damit ist das Konto fertig eingerichtet und Sie können auf "Fertig stellen" klicken.

Danach wird sich Outlook öffnen und selbst durchkonfigurieren. Nach wenigen Minuten ist es dann einsatzbereit.


 

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Sollte Ihnen bei der Einrichtung von Outlook auffallen, dass die Exchange Standard-Ordner (Posteingang, Entwürfe, ...) nicht in der gewünschten Sprache, sondern auf English angezeigt werden (Inbox, Draft, ...), so können Sie dieses Problem durch folgende Schritte beheben:

  • Loggen Sie sich unter https://exchange.cloud4you.biz/owa mit den Ihnen bekannten Zugangsdaten ein.
  • Eventuell müssen Sie nun die Postfacheinrichtung abschließen, in dem Sie Ihre Sprache und Ihre Zeitzone auswählen.
  • Gehen Sie rechts oben auf das Zahnrad und klicken Sie anschließend auf "Optionen".
  • Navigieren Sie links zu den "Einstellungen".
  • Wählen Sie oben den Reiter "Regional" aus.
  • Nun können Sie nochmals die gewünschte Sprache auswählen. Anschließend müssen Sie - ganz wichtig - den Haken für das Feld
    [x] "Standardordner umbenennen, damit ihre Namen der angegebenen Sprache entsprechen"
    setzen. 
  • Nachdem Sie die Einstellungen mittels Klick auf "Speichern" gesichert haben, sollten Sie kurze Zeit später auch in Outlook die Ordner in der korrekten Sprache sehen.

 

 

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Einrichtung Smartphone / Tablet

Um Hosted Exchange auf einem Smartphone oder Tablet nutzen zu können, benötigen Sie mindestens Hosted Exchange Standard. Ein Upgrade der Pakete ist jederzeit möglich. 

Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Hosted Exchange Konto auf Ihrem Gerät einrichten können.

Öffnen Sie auf dem iPhone / iPad "Einstellungen"

Dort wählen Sie "Mail, Kontakte, Kalender"

Über den Menüpunkt "Account hinzufügen" starten Sie die Einrichtung Ihres Exchange Accounts.

Gehen Sie dort wie folgt vor:

Klicken Sie auf "Exchange"

 

 

Geben Sie hier Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein. Bei "Beschreibung" können Sie frei wählen. Drücken Sie danach rechts oben auf "weiter"

 

 

Wenn alles korrekt eingegeben wurde, erscheinen entsprechende Haken. Falls nicht, überprüfen Sie bitte Ihre Eingabe.

 

 

Danach erscheint eine Auswahl. Hier können Sie einstellen, welche Bereiche von Ihrem Exchange Postfach mit Ihrem iPhone / iPad synchronisiert werden sollen. Sie können die Einstellungen jederzeit nachträglich anpassen.

Klicken Sie auf "Sichern". Danach ist Ihr Postfach eingerichtet.

 

 
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Damit Sie Hosted Exchange auf Ihrem Handy nutzen können, benötigen Sie mindestens das Paket „Hosted Exchange Standard“. Dieses Paket lässt sich auch noch nachträglich buchen. 

Wie Sie Ihr Hosted Exchange Postfach Standard oder Enterprise auf Ihrem Android-Phone einrichten können, sehen Sie hier:

 

 

Gehen Sie im Menü auf  "Einstellungen"

Gehen Sie im Menü auf "Einstellungen"

 

 

 

Wählen Sie unter "Benutzer und Sicherung" das Icon "Konten" aus

Wählen Sie unter "Benutzer und Sicherung" das Icon "Konten" aus

 

 

Klicken Sie dann auf "Konto hinzufügen"

Klicken Sie dann auf "Konto hinzufügen"

 

 

Wählen Sie anschließend "E-Mail" aus

Wählen Sie anschließend "E-Mail" aus

 

 

Tragen Sie hier Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie dann auf "Weiter"

Tragen Sie hier Ihre E-Mailadresse und Ihr Passwort ein

 

 

Wählen Sie danach "Microsoft Exchange Activesync" aus

Wählen Sie danach "Microsoft Exchange Activesync" aus

 

 

Falls diese Warnmeldung erscheinen sollte, klicken Sie bitte auf "Weiter"

Falls diese Warnmeldung erscheinen sollte, klicken Sie bitte auf "Weiter"

 

 

Im nächsten Schritt die folgende Meldung mit einem Klick auf "OK" bestätigen

Im nächsten Schritt bestätigen Sie die folgende Meldung mit einem Klick auf "OK"

 

 

Hier können Sie noch die Abrufeinstellungen sowie die Abrufgröße der E-Mails einstellen (das Automatische Abrufen von E-Mails, sowie die Größe der E-Mails die abgerufen werden sollen) festlegen. Den Plan für die Stoßzeit (E-Mail Abrufhäufigkeit während der Spitzenzeit). Ob die E-Mails, Kontakte usw. synchronisiert werden sollen (ist das Häckchen bei E-Mail synchronisieren gesetzt werden z.B. E-Mails die am PC gelesen oder gelöscht werden auch am Handy gelesen bzw. gelöscht, gleich verhält es sich mit Kontakten usw.). Und ob Sie eine Benachrichtigung bei dem Erhalt einer E-Mail erhalten möchten. Außerdem können Sie noch festlegen, ob E-Mail Anhänge automatisch heruntergeladen werden sollen. Klicken Sie abschließend auf "Weiter"

Hier können Sie noch verschiedene Benutzereinstellungen vornehmen

 

 

Hier können Sie noch verschiedene Benutzereinstellungen vornehmen

 

 

Zuletzt können Sie ihr Konto noch benennen. Um die Einrichtung abzuschließen, bestätigen Sie dies mit einem Klick auf "OK"

Zuletzt können Sie ihr Konto noch benennen

 

 

Falls Sie die Einstellungen manuell durchführen müssen, verwenden Sie bitte diese Angaben (Domäne/Benutzername = Ihre Mailadresse)

Falls Sie die Einstellungen manuell durchführen müssen, verwenden Sie bitte diese Angaben

 

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Bedienung Outlook

Es gibt zwei Möglichkeiten für Sie ein Postfach einzurichten. Entweder so, dass Sie die E-Mails des Postfaches nur lesen können, oder so, dass Sie auch aus dem Postfach senden können.

Wollen Sie auf das Postfach nur lesend zugreifen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung
  • Klicken sie auf Anzeige: Kleine Symbole und wählen Sie anschließend E-Mail aus
  • Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auf Email-Konten klicken.
  • Klicken Sie auf Ihr E-Mail-Konto und anschließend auf Ändern.
  • Klicken Sie auf den Menüpunkt Weitere Einstellungen.
  • Gehen Sie zum Reiter Erweitert und klicken Sie auf Hinzufügen.
  • Tragen Sie nur den ersten Teil Ihrer E-Mail-Adresse bis zum @ ein. (ohne Domäne - max.mustermann@muster.de)
  • Nun können Sie in Ihrem Outlook lesend auf das Postfach zugreifen.

Wenn Sie einen Vollzugriff auf das Postfach wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  • Öffnen Sie die Systemsteuerung
  • Klicken sie auf Anzeige: Kleine Symbole und wählen Sie anschließend E-Mail aus.
  • Es öffnet sich ein kleines Fenster, in welchem Sie auf Email-Konten klicken.
  • n dem nun erscheinenden Fenster klicken Sie bitte auf Neu um die Daten des Postfaches einzurichten.
  • In dem Fenster, welches jetzt zu sehen ist, geben Sie bitte die Daten des Postfaches ein.
  • Anschließend klicken sie auf Weiter.
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Um einen Kalender im Outlook freizugeben, gehen Sie auf den Kalender und klicken Sie unter „Start“ auf „Kalender freigeben“.

Es öffnet sich eine Mail, in der Sie die Mailadresse des Mitarbeiters eintragen können, welcher die Freigabe auf Ihren Kalender erhalten soll.

Wählen Sie anschließend noch unter „Details“ aus, was der Mitarbeiter alles von Ihrem Kalender sehen soll.

Der Kalender kann nun von dem Mitarbeiter geöffnet werden, indem er in der Mail auf „Kalender öffnen“ klickt.

Nun wird der freigegebene Kalender in der Kalenderliste mit angezeigt.

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Die vergebenen Kalenderberechtigungen können auch nachträglich angezeigt und geändert werden.

Dafür klicken Sie in der Registerkarte "Start" in der Gruppe "Freigeben" auf das Symbol "Kalenderberechtigungen".

Hier können nun die gewünschten Berechtigungen eingestellt werden.

 

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Ihre Einstellungen für den Abwesenheitsassistenten können Sie auch über Outlook Web Access (OWA) vornehmen.

Gehen Sie hierzu in einem Browser Ihrer Wahl auf die Webseite https://exchange.cloud4you.biz/owa und melden Sie sich mit Ihrer E-Mailadresse und dem dazugehörigen Passwort an.

Klicken Sie nach der Anmeldung auf der rechten Seite neben Ihrem Namen auf das Zahnrad und wählen Sie „Automatische Antworten festlegen“.

Anschließend können Sie die Abwesenheits-Einstellungen wie in Ihrem Outlook festlegen.

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Damit Sie alle Mails Ihres E-Mailkontos sehen können, gehen Sie in die Systemsteuerung auf das Symbol "E-Mail“, bzw. "Mail“ je nach Betriebssystem.
Klicken Sie anschließend im Mail-Setup auf E-Mail-Konten.

Markieren Sie die E-Mailadresse unter "E-Mail“, an der Sie die Einstellungen vornehmen möchten und klicken Sie anschließend auf "Ändern“.
Nun können Sie unter den Servereinstellungen unter den "Offlineeinstellungen“ für welchen Zeitraum die Mails im Offlinemodus auf Ihrem PC gespeichert und somit angezeigt werden.

Beachten Sie:
Der Exchange-Cache-Modus muss aktiviert sein.

Zuletzt klicken Sie auf "Weiter“ und anschließend auf "Fertig stellen“. Die Synchronisation der Mails kann danach je nach Internetverbindung variieren.

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Um Ihre Signatur in Outlook einzubinden, klicken Sie im Outlook auf „Neue E-Mail“.
In dieser neuen Mail finden Sie unter dem Reiter „Nachricht“ oder „Einfügen“ das Symbol „Signatur“.
Wählen Sie unter diesem Symbol „Signaturen…“ aus.

In dem nun geöffneten Fenster klicken Sie unter dem Reiter „E-Mail-Signatur“ auf „Neu“ und geben Sie einen passenden Namen für Ihre Signatur an.
Anschließend können Sie im Textfeld unter „Signatur bearbeiten“ Ihre Signatur erstellen oder aus einer Vorlage hinein kopieren und anschließend speichern.
Die Signatur können Sie jetzt als Standardsignatur für Ihre Mailadresse festlegen unter „Standardsignatur auswählen“ auf der rechten Seite des Fensters.
Stellen Sie hier Ihr E-Mailkonto ein und wählen Sie aus, ob die Signatur bei neuen Nachrichten oder Antworten und Weiterleitungen direkt beim Öffnen der Mail angezeigt werden soll.

Durch abschließendes Klicken auf „OK“ werden Ihre Änderungen übernommen.

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Beachten Sie:

Die Fehlerbehandlung gilt für den Fehler „Remote Server returned '550 5.1.1 RESOLVER.ADR.ExRecipNotFound; not found'“.

Damit Sie an diesen Empfänger wieder senden können, führen Sie diese Schritte aus:

  • Öffnen Sie eine neue E-Mail.
  • Tragen Sie einen Teil der Empfänger-Mailadresse ein.
  • Wenn nun der Kontakt vorgeschlagen wird, entfernen Sie diesen mit dem „x“

Möglicherweise müssen Sie den Kontakt auch noch aus den „vorgeschlagenen Kontakten“ löschen.

Wenn Sie nun die Empfängeradresse komplett eintragen, sollte das Versenden wieder möglich sein.

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Um ein Profil neu anzulegen, klicken Sie in der Systemsteuerung auf „E-Mail“, bzw. „Mail“, je nach Betriebssystem.
Wählen Sie „Profile anzeigen“ aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“. Anschließend können Sie einen Namen für Ihr neues Profil angeben.
Im Folgenden tragen Sie nun Ihre Zugangsdaten für Ihren Mail-Account ein. Falls Sie mehr als eine E-Mailadresse hinterlegen wolle, erscheint im letzten Menüpunkt der Button „Weitere Konten hinzufügen“ über den Sie die Mailadressen eintragen können.

Damit Ihr Profil auch standardmäßig verwendet wird, müssen Sie noch unter „Profile anzeigen“ die Einstellung „Immer dieses Profil verwenden“ anpassen.

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Sie erhalten diese Meldung, wenn einer oder mehrere Ihrer Ordner im Outlook eine fehlerhafte Bezeichnung hat. Dies kann zwei Ursachen haben:

  • Ein Ordnername enthält mehr als 250 Zeichen.
  • Ein Ordnername enthält einen „/“ in der Bezeichnung.

Falls einer oder mehrere Ordner dieses Problem haben, können Sie versuchen diesen Ordner umzubenennen. Falls dies das Problem nicht löst, gibt es noch diese Möglichkeit:

  • Löschen Sie den Ordner aus Ihrem Ordner-Struktur
  • Anschließend löschen Sie noch den Ordner in Ihren gelöschten Elementen.
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