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Hosting Controller

Diese Frage wird hier behandelt, da es eine übergeordnete Funktion ist, die im Portal sowie in allen Unterprogrammen angeboten wird.

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Den Hosting Controller erreichen Sie am besten über unser cloud4you SelfService-Portal.

Dieses wiederum erreichen Sie unter der Webadresse https://portal.cloud4you.biz.

Dort können Sie über den Menüpunkt Hosting Controller auf selbigen zugreifen.

Sie können alternativ auch über den Direktlink https://hc.cloud4you.biz darauf zugreifen.

Sollten Sie nach der Anmeldung nur persönliche Einstellungen sehen, so fehlen Ihnen momentan noch die Rechte um mehr zu sehen. Dies kann zweierlei Gründe haben:

  • In Ihrer Firma wurde noch kein primärer Programmkontakt eingerichtet. In einem solchen Fall kontaktieren Sie uns bitte, um die Einrichtung abzuschließen
  • Ihnen wurden nicht genügend Rechte gegeben (siehe HowTo: Rechtevergabe). Kontaktieren Sie in diesem Fall eine(n) Ihrer Kollegen(-innen), der/die die Rechtevergabe administriert.
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Benutzerverwaltung

Erklärung

Eine Benutzerdomain ist zwingend notwendig, damit sich Ihre Benutzer anmelden können. Ein Anmeldename sieht bei uns beispielsweise so aus: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! - wobei sich der Benutzername wie folgt zusammensetzt: <alias>@<Benutzerdomain>.

Zur erstmaligen Einrichtung wurde Ihnen also durch uns als cloud4you oder durch einen unserer Partner mindestens eine Domain eingerichtet, da Sie sich sonst nich anmelden könnten. 

Eine Domain muss hierbei immer eindeutig Ihnen zuordenbar sein. D.h. Ihre Benutzer können sich beispielsweise nicht mit Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! anmelden, auch wenn Sie bei denen eine Mailadresse haben - Außer Sie sind von der Telekom natürlich :)
 

Anlegen / Verwalten

Um eine Domain anlegen / löschen zu können, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Domains".

Mit Klick auf "Aktuelle Daten beziehen" können Sie die Daten nochmals aktualisieren.

Mit Klick auf "Neue Domain" kommen Sie zu einem Eintragungsformular. Hier können Sie die gewünschte Domain eintragen und dann mit Klick auf "Zur Überprüfung einsenden" beantragen. Ein Mitarbeiter von uns überprüft den Antrag und schaltet die Domain im Anschluss frei.

Mit einem Klick auf den Papierkorb nebst einer Domain können Sie die Domain löschen. Zuvor müssen jedoch alle Benutzer entfernt/umgetragen werden, die diese Domain verwenden.

 

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Um einen Benutzer anlegen zu können, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Benutzerübersicht".

Klicken Sie hier auf "Neuer Benutzer" um das Benutzerformular zu öffnen. Sollten Sie hier auf den Menüpunkt "Domains" umgeleitet werden, fehlt Ihnen noch eine Anmeldedomain. In diesem Fall befolgen Sie bitte folgende Anleitung.

Füllen Sie nun das Formular entsprechend aus. Vor-, Nach- und Anzeigename sollten klar sein, wobei letzterer während Ihrer Eingabe automatisch gefüllt wird, jedoch jederzeit bearbeitet werden kann.
Mit dem Benutzernamen wählen Sie den Anmeldenamen des neuen Nutzers. Für den Fall, dass er später ein Exchange-Postfach bekommt oder aber andersweitig eine Mailadresse besitzt, bietet es sich natürlich an, diesen auch hier einzusetzen.
Die sekundäre Mailadresse wird nur benötigt, wenn Sie sich weiter unten dazu entscheiden, die Zugangsdaten per Mail an eine Mailadresse des neuen Nutzers zu senden (Datenschutztechnisch empfohlen). Wir speichern diese Adresse nicht. Sollte sich der Benutzer später dazu entscheiden, seine Recoverymethode auf eine sekundäre Mailadresse zu stellen, muss er diese dort erneut eintragen.
Sie können dann noch festlegen, ob das Passwort gewürfelt oder von Ihnen auf einen festen Wert gesetzt werden soll. Die abschließenden Haken sollten klar sein.

Mit Klick auf "Weiter" kommen Sie zum zweiten Schritt der Benutzeranlegung, in dem Sie Ihre Eingaben nochmals überprüfen können.

Mit Klick auf "Benutzer erstellen" bestätigen Sie die Angaben und der Benutzer wird nach Ihren Vorgaben eingerichtet.

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Um das Kennwort eines Benutzers ändern zu können, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Benutzerübersicht".

Suchen Sie den Benutzer, dessen Kennwort Sie ändern möchten und klicken Sie dann auf das nebenstehende Schlüsselsymbol.

Nun können Sie das neue Kennwort einsetzen und in der zweiten Textbox nochmals eingeben.

Mit dem Klick auf "Kennwort ändern" übernehmen Sie das neue Kennwort.

Dabei ist zu beachten, dass bestehende Benutzersessions erst nach deren Timeout beendet werden und der Benutzer solange trotz geändertem Kennwort noch Zugriff auf die aktuell offenen Ressourcen hat. 

 

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Um einen Benutzer zu deaktivieren, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Benutzerübersicht".

Suchen Sie den Benutzer, den Sie aktivieren bzw. deaktivieren wollen und klicken Sie auf die Schaltfläche zum (de-)aktivieren des Benutzers. Die Schaltfläche ist, sofern der Benutzer aktiviert ist, mit einem roten 'X' gekennzeichnet und würde den Benutzer deaktivieren. Anderenfalls ist es ein grüner Haken und würde den Benutzer aktivieren.

Dabei ist zu beachten, dass bestehende Benutzersessions erst nach deren Timeout beendet werden und frisch deaktiverte Benutzer solange noch Zugriff auf die aktuell offenen Ressourcen hat.

Bitte beachten Sie weiter, dass deaktivierte Benutzer mit zugebuchten Paketen zwar in den Folgemonaten keine Paketpreise mehr auslösen, von ihnen in Anspruch genommene Ressourcen aber dennoch berechnet werden. Gutes Beispiel ist hier ein deaktivierter Benutzer mit Hosted Exchange-Postfach, bei dem der vom Postfach genutzte Speicherplatz auch im deaktiverten Zustand abgerechnet wird, da dieser ja auch in deaktiviertem Zustand belegt bleibt.

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Um einen Benutzer umbenennen zu können, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Benutzerübersicht".

Suchen Sie den betreffenden Nutzer und klicken Sie rechts von ihm auf die "Benutzer umbenennen"-Schaltfläche, die man anhand der zwei - einen Kreis ergebenden - Pfeile erkennt.

Das sich nun öffnende Formular ähnelt sehr dem des "Benutzer erstellen"-Assistenten. Hier tragen Sie nun den neuen Vor- und Zu-, sowie den Anzeigenamen ein.
Als nächstes wählen Sie den neuen Benutzernamen.
Die alternative Mailadresse müssen Sie wieder nur angeben, wenn die Zugangsdaten an diese Adresse gesendet werden sollen.
Nun wählen Sie, was mit dem Kennwort geschehen soll. Wenn es unverändert bleibt, wird es nicht mit den Zugangsdaten mitversandt. In den beiden anderen Fällen können Sie es entweder an die sekundäre Mail versenden, oder im nächsten Schritt anzeigen lassen. Auch hier wieder der datenschutzrechtliche Hinweis, dass der Versand eines neu generierten Kennworts an die sekundäre Mailadresse des Nutzers die einzig korrekte Variante ist. Selbstverständlich ohne das Kennwort im nächsten Schritt anzuzeigen.
Wenn alles passt, können Sie auf "Prüfen" klicken.

Im nächsten Schritt erhalten Sie nochmals eine Übersicht der gewählten Einstellungen. Mit dem Klick auf "Benutzer umbenennen" wird der Benutzer schließlich umbenannt. 

Folgendes ist im Anschluss zu beachten:

  • Alle Pakete werden vom alten Nutzer übernommen.
  • Die Einstellungen im Portal werden ebenfalls übernommen.
  • Die primäre Exchange-Adresse ändert sich ebenfalls, sofern der neu gewählte Anmeldename als Adresse zur Verfügung steht und der Benutzer ein bestehendes Exchange-Paket besitzt.
  • Im CRM müssen Sie den Benutzer komplett von Hand abändern. Wir haben hier leider (noch) keine Möglichkeit, diese Änderung durchzusynchronisieren.
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Um das Profil eines Benutzers ändern zu können, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Benutzerübersicht".

Suchen Sie den betreffenden Nutzer und klicken Sie rechts von ihm auf die "Infos bearbeiten"-Schaltfläche, die man anhand des darauf abgebildeten Stifts erkennt.

Hier können Sie verteilt auf vier Reiter die gewünschten Daten hinterlegen. Abschließend können Sie die Änderungen mit Klick auf "Speichern" links unten übernehmen. Sollten Sie die Änderungen nicht übernehmen wollen, so können Sie mit Klick auf "Abbrechen" die ausstehenden Änderungen verwerfen.

Eine Ausnahme bildet hierbei das Profilbild. Nachdem Sie auf "Bearbeiten" geklickt haben, über den "Datei auswählen..."-Dialog ein Bild gewählt und auf "Hochladen" gedrückt haben, wird die Änderung sofort gespeichert. Es kann jedoch bis zu einer Minute dauern, ehe das neue Bild angezeigt wird.

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Um einen Benutzers löschen zu können, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im oberen Querbalken auf den Menüpunkt "Benutzerübersicht".

Suchen Sie den betreffenden Nutzer und klicken Sie rechts von ihm auf die "Löschen"-Schaltfläche, die man anhand des darauf abgebildeten Papierkorbs erkennt. 

Sie werden noch einmal gefragt, ob Sie sich sicher sind, dass Sie den Benutzer löschen wollen. Mit dem Klick auf "OK" ist er endgültig gelöscht. 
 

Was bedeutet das nun letztendlich?

  • Alle Sessions des Benutzers werden beim nächsten Handshake beendet sein. 
  • Anschließend ist kein Zugriff mehr auf die Benutzerressourcen Ihrerseits möglich. Sie sollten davor alle Daten also entsprechend sichern. Eine Ausnahme bildet hier die Gesetzeskonforme Email-Archivierung, welche natürlich weiterhin verfügbar ist.
  • Für den Fall, dass doch ausversehen etwas gelöscht wurde, kontaktieren Sie uns bitte. Manchmal können wir durch unser Backup noch das ein oder andere retten. Hierbei handelt es sich jedoch um eine Dienstleistung, da wir dieses BackUp nur zu unserer Betriebssicherheit fahren und nicht zur Wiederherstellung von Benutzerdaten. Hierbei ist zu beachten, dass jeder Tag zählt.
  • Alle berechneten Produkte für diesen Benutzer werden durch die 30 Tage Kündigungsfrist im Folgemonat noch berechnet und fallen dann aus der Rechnung.
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Hosted Exchange

Um für ein Postfach oder eine Verteilergruppe die Mail-Aliase zu pflegen, müssen Sie am Hosting Controller angemeldet sein und über die entsprechenden Rechte verfügen.

Klicken Sie im Hosting Controller im linken Produktmenü auf den Eintrag "Exchange". Wählen Sie anschließend den Unterpunkt "Adressenzuweisung".

Um sicherzustellen, dass alle Aliase in der Übersicht aufgeführt werden, können Sie auf den Knopf "Aktuelle Daten beziehen" klicken.

Nun können Sie die aufgeführten Postfächer und Gruppen per Klick auf das links davon befindliche   erweitern, um die zugehörige Hauptadresse sowie etwaige Aliase zu sehen. Die Hauptadresse ist dabei immer die oberste, gleichzeitig auch Fett geschrieben und mit dem (primary)-Tag versehen.


Wie füge ich weitere Aliase hinzu?

  • Geben Sie dazu in dem Assistenten "Verfügbarkeitsprüfung und Zuweisung von Adressen" den gewünschten Alias ein und wählen Sie anschließend die gewünschte Domain.
  • Klicken Sie anschließend auf "Prüfen", um die Verfügbarkeit sicherzustellen.
  • Wenn die Adresse noch verfügbar ist, können Sie anschließend wählen, ob Sie die Adresse einem Postfach oder einer Gruppe zuweisen wollen.
  • In dem Dropdown-Feld wählen Sie entsprechend dann das Postfach bzw. die Gruppe aus.
  • Sollten Sie die Adresse als Primäradresse festlegen wollen, so können Sie den Haken bei "Als Antwortadresse (primär)" setzen.
  • Anschließend können Sie per Klick auf "Verlinken" den Alias dem entsprechenden Postfach oder der Gruppe hinzufügen

 

Wie setze ich einen existierenden Alias als Primäradresse?

  • Erweitern Sie zuerst das entsprechende Postfach oder die entsprechende Gruppe.
  • Hier sehen Sie rechts von den Aliasen eine grüne Schaltfläche, auf der ein Pfeil nach oben und ein Megaphon abgebildet ist. Diese Schaltfläche können Sie klicken, um die jeweilige Adresse als Hauptadresse zu setzen. Beachten Sie hierbei, dass sich der Anmeldenamen dadurch nicht ändert.

 

Wie lösche ich einen Alias?

  • Erweitern Sie wiederum das entsprechende Postfach oder die entsprechende Gruppe.
  • Nun können Sie über den roten Mülleimer einen Alias entfernen. Die Hauptadresse kann nicht entfernt werden. In diesem Fall müssten Sie erst die Hauptadresse ersetzen und dann die nun zum Alias gewordene Adresse entfernen.
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